Espíritu Emprendedor TES 2021, Vol 5, No. 1 enero a marzo 17-28
Artículo Científico
Indexada en Latindex Catalogo 2.0
ISSN 2602-8093
DOI: 10.33970/eetes.v5.n1.2021.215
Esta obra se comparte bajo la licencia Creative Common Atribución-No Comercial 4.0
International (CC BY-NC 4.0)
Revista Trimestral del Instituto Superior Universitario Espíritu Santo
17
Gestión presupuestal en una empresa de servicios educativos en Lima
Autora: Bertha Corahua Quispe
ORCID: 0000-0003-2841-2237
Autor para la correspondencia: bertha.c.quispe@gmail.com
Universidad Norbert Wiener
Autora: Irma Milagros Carhuancho Mendoza
ORCID: 0000-0002-4060-5667
Autor para la correspondencia: irma.carhuancho@uwiener.edu.pe
Universidad Norbert Wiener
Autora: Rosa Ysabel Moreno Rodríguez
ORCID: 0000-0002-8357-4514
Autor para la correspondencia: rosa.moreno@uwiener.edu.pe
Filial: Universidad Norbert Wiener
Fecha de recepción: 25 de junio 2020
Fecha de aceptación: 1 de diciembre 2020
Resumen:
El estudio se afianzó en diagnosticar la gestión presupuestal en una empresa de servicios
educativos en Lima. Desde la perspectiva económica se determinó que las empresas realizan las
proyecciones presupuestales buscando el mejoramiento en su economía, pero que no logran
concretar al objetivo por diversas situaciones que no estuvieron planificadas, a pesar que
existen controles para eventos no deseados, no se logra alcanzar las metas en la mayor parte, tal
es el caso de esta investigación. El sintagma de investigación fue holístico con enfoque mixto,
tipo proyectiva, método deductivo e inductivo, nivel comprensivo, con instrumentos de análisis
documental y entrevista a tres unidades informante de la entidad. Se concluyó que la empresa
ha presentado proyecciones desfavorables, por incumplimiento de las actividades programadas,
el alza de precios y gastos no previstos, que afectaron al resultado del ejercicio.
Palabras clave: Gestión Presupuestal, planificación, previsión, control.
Abstract: The study was based on diagnosing budget management in an educational services
company in Lima. From the economic perspective, it was determined that companies make
budget projections seeking to improve their economy, but that they fail to achieve the objective
due to various situations that were not planned, although there are controls for unwanted
events, it is not possible to achieve the objectives. goals for the most part, such is the case with
this research. The research phrase was holistic with a mixed approach, projective type,
deductive and inductive method, comprehensive level, with documentary analysis instruments
and an interview with three informant units of the entity. It was concluded that the company
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has presented unfavorable projections, due to non-compliance with the programmed activities,
the rise in prices and unforeseen expenses, which affected the results for the year.
Key words: Budgetary Management, planning, forecasting, control.
Introducción
Se toma como referencia para esta investigación los vacíos en las reglamentaciones
internas respecto a la gestión presupuestal, tal es así que han sufrido riesgos cuando se
realizaron retiro del presupuesto para el financiamiento ante las leyes actuales (Rodríguez,
Fernandez, & De Dios, 2019). Además, el Instituto de Estudios Fiscales, el Ministerio de
Hacienda y la Administración del estado de España evidenciaron que los inconvenientes
correspondieron a las necesidades de diferenciar los cargos, la administración, proyección y
presupuesto, además existió desconcierto en relación a que la administración en relación a la
evasión del compromiso ante otros (Sanz, 2016). También en la compañía ecuatoriana Nusapla
S.A los egresos y capitales fueron elevados, además hubo retraso en relación a las cuentas por
cobrar, por lo tanto, se calificó como ineficaz la gestión empresarial (Fray & Lara, 2018).
El Ministerio de Economía y Finanzas del Perú comunicó que los presupuestos son
determinados anualmente por todas las áreas del estado; sin embargo, hace falta el compromiso
de algunos empleados (Ministerio, 2019). Por otro lado, en Quipukamayoc – de la revista de
UNMSM se informó que existió programar de inversión, sin embargo, el desarrollo económico
es tardío avalado por una deficiente organización financiera (Pérez, 2018). Según el Banco
Mundial (2018), el Perú precisa optimizar los servicios públicos para apresurar su desarrollo a
un largo plazo y atender las solicitudes respectivas (Mundial, 2017).
Marco Tórico
En relación a los antecedentes internacionales, Almeida (2019) realizó un estudio, cuyo
objetivo fue examinar las variables inspección versus valoración presupuestaria como
instrumento de progreso de la administración institucional, estableciendo que las
organizaciones necesitan de un esclarecimiento del proceso de presupuesto en concordancia
con las normas legales vigentes. Del mismo modo Parra & La Madrid, (2017), en su artículo
evidenciaron a través de los entrevistados que no existe un plan respecto a los costos, gastos,
ventas y ganancias, demostrando una debilidad administrativa y falta de control respecto a los
presupuestos asignados.
En el caso peruano, Rivas (2015) mencionó que hace falta la capacidad para lograr una
adecuada organización, al mismo tiempo el presupuesto se estructuró sin tener en cuenta las
instrucciones legales y administrativas, tales como la planificación, organización, previsión,
trayectoria, inspección, examen y proyección financiera. Según Cherres (2018), el 75%, posee
un resultado positivo en el presupuesto, mientras que el 40% evidenció una pérdida, el 35% no
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planifica adecuadamente los recursos materiales, además al 15% le hace falta el capital humano
y el 10% carece de capital.
El estudio se apoya en la teoría de la economía sustentada por Smith (citado en
Samuelson & Nordhaus,2010), quien reveló que unos intentan utilizar recursos propios para
lograr el máximo beneficio. Mientras que, para Samuelson (citado en Astudillo, 2012) la
economía es como los individuos, las compañías utilizan sus capitales productivos limitados
como el capital, para lograr la máxima producción. La teoría consentirá el manejo de los
capitales de la compañía y entregarlos a todas las áreas.
Por otra parte, Copeland & Weston (citado en Parada, 2000) avaló la teoría financiera,
exponen cómo y por qué los individuos y empleados asumen disposiciones y optan
disposiciones en el desempeño. Esta teoría se relaciona con la toma de decisiones respecto al
presupuesto, porque considera los posibles gastos durante el periodo. Por otro lado, Jarrow
(citado en Parada, 2000) enfatizó que es un grupo de modeladores, que inicia con la teoría de
cartera, expone modelos donde considera a los costos y beneficios, especialmente capitales
financieros que se mercantilizan en las empresas de capitales.
La gestión del presupuesto es el origen de la programación. Es un procedimiento que
compone la totalidad de los sectores de la compañía, cuantifica sus acciones en función al
espacio creado por la gerencia para convertirlas en una serie de eventos, que tienen lugar una
vez establecidos los objetivos, son también actividades comerciales durante un período de
tiempo, ameritando la gestión de los recursos para el logro de los objetivos. En este sentido, el
presupuesto se refiere a la programación, previsión de los recursos que serán designados cada
gasto. En consecuencia, la planificación es indispensable, debido a que es el inicio de todo el
procedimiento (Ferraro,2014; Rodriguez, Vilchez, & Urdaneta, 2006; Ramírez ,2008; Colina &
Cubillán, 2012; y Viaña, 2014).
Las subcategorías que intervienen en las gestiones presupuestales son: la planificación, es
el inicio donde establecen los objetivos e identifican las formas de realización. Por otro lado, es
el proceso que apoya a los administrados para llevar a cabo las funciones de planificación o
desarrollar una actividad que estén enfocados en una meta; asimismo está enfocada a la
previsión y provisión en base a la responsabilidad del ente (Rincón, 2011; Fernández , 2013;
Ramírez, 2008)
La justificación metodológica se basa en la investigación holística, considera un enfoque
mixto para el estudio; en cuanto a la justificación teórica se apoyó en las teorías de la economía
y finanzas, ambas proporcionan guías, ideas en cuanto a la utilización de los recursos
monetarios y la toma de decisión al precio y formas de analizar, mientras que, la justificación
práctica se fundamenta con la obtención de la documentación de la entidad relacionadas a la
problemática, con el afán de analizar y proponer en el futuro alternativas de solución al espacio
en estudio.
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Se tiene por objetivos analizar la gestión presupuestal en una empresa de servicios
educativos, Lima 2020; y explicar la gestión presupuestal en una empresa servicios educativos;
de esta forma lograr predecir el mínimo de gastos presupuestales en dicha entidad.
Materiales y métodos
La metodología de investigación fue de sintagma holístico, como “el estudio del todo”
(Hurtado, 2000). Es de enfoque mixto porque, dado el estudio cuantitativo y cualitativo y la
amplitud del diagnóstico (Gómez, 2006). Se aplicó el método deductivo e inductivo porque son
estrategias de argumentación lógica y examina ciertos hechos, el método deductivo comienza
de lo general a lo específico y viceversa, de lo particular a lo general, el inductivo (Bernal
,2010). Se aplicó un análisis de forma general. Es de nivel comprensivo, por lo que se analiza y
se discute sobre los datos obtenidos en la investigación, (Sánchez, Reyes, & Mejía ,2018). La
población de estudio es la empresa servicios educativos, considerándose una muestra, parte de
la población, objeto y sujeto 8 documentos y unidades informantes (Vara, 2012). La unidad de
análisis de datos fue la información documental de la empresa (Sánchez, Reyes, & Mejía,
2018). El instrumento utilizado fue el registro documental, considerando los estados financieros
y cuadro de presupuestos (Carhuancho, Nolazco, Sicheri, Guerrero, & Casana, 2019)
Asimismo, se realizaron entrevistas donde participaron tres colaboradores, quienes brindaron
información relevante (Behar, 2008).
Resultados y Discusión
Resultados
Tabla 1.
Análisis Presupuestos de Caja Vs. Proyectado del 2017 al 2019
Gastos Reales vs Presupuestos
proyectados 2017-2019 Año 2019 Proyectado Variación Año 2018 Proyectado Variación Año 2017 Proyectado Variación
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INGRESO
Cobranza de ventas
19,677,450
18,121,903
1,555,546
17,262,165
15,988,413
1,273,752
17,190,995
17,021,903
169,092
Otros ingresos
1,453,592
573,850
879,742
822,107
550,000
272,107
809,369
573,850
235,519
Total, Ingresos
21,131,041
18,695,753
2,435,288
18,084,272
16,538,413
1,545,859
18,000,364
17,595,753
404,611
EGRESOS
-
-
-
Proveedores
(674,150)
(444,865)
(229,285)
(585,077)
(596,715)
11,638
(1,330,378)
(704,865)
(625,513)
Gastos de útiles
escolares
(486,493)
(510,000)
23,507
(503,517)
(600,000)
96,483
(510,683)
(510,000)
(683)
Gastos de libros
Escolares
(227,738)
(260,000)
32,262
(302,677)
(225,000)
(77,677)
(213,420)
(224,091)
10,671
Gastos de seguridad y
vigilancia
(211,238)
(201,000)
(10,238)
(212,066)
(160,320)
(51,746)
(171,006)
(175,000)
3,994
Gastos por servicio
de limpieza
(267,652)
(291,000)
23,348
(236,078)
(275,000)
38,922
(231,761)
(230,000)
(1,761)
Gastos por
movilidades
(90,141)
(112,000)
21,859
(142,156)
(92,500)
(49,656)
(104,443)
(104,000)
(443)
Gastos por sistema de
cobranza
(35,766)
(32,000)
(3,766)
(41,661)
(32,000)
(9,661)
(31,975)
(32,000)
25
Gastos por multas
(122,021)
-
(122,021)
(43,806)
-
(43,806)
(3,681)
-
(3,681)
Gastos por asesoría
contable
(182,000)
(182,000)
-
(184,810)
(170,000)
(14,810)
(168,980)
(162,000)
(6,980)
Gastos por asesoría
legal
(39,132)
(36,000)
(3,132)
(37,500)
(36,000)
(1,500)
(39,131)
(36,000)
(3,131)
Gastos por servicios
básicos
(352,233)
(386,288)
34,055
(377,573)
(364,000)
(13,573)
(368,284)
(360,000)
(8,284)
Gastos por servicios
terceros
(1,079,386)
(992,386)
(87,000)
(1,394,520)
(905,074)
(489,446)
(529,858)
(520,000)
(9,858)
Gastos del personal
(11,507,462)
(10,456,433)
(1,051,029)
(10,456,433)
(1,665,417)
(8,791,016)
(10,467,678)
(10,450,000)
(17,678)
Gastos de tributos
(3,149,274)
(3,500,000)
350,726
(2,504,481)
(2,000,000)
(504,481)
(1,971,818)
(1,900,000)
(71,818)
Pagos a AFP
(840,182)
(750,000)
(90,182)
(699,983)
(700,000)
17
(752,682)
(700,000)
(52,682)
Total, Egresos
(19,264,868)
(18,153,972)
(1,110,896)
(17,722,338)
(7,822,026)
(9,900,312)
(16,895,778)
(16,107,956)
(787,822)
Flujo de caja
económico
1,866,173
541,782
1,324,392
361,934
8,716,387
(8,354,453)
1,104,586
1,487,797
(383,211)
FINANCIAMIENTO
-
Incremento de
préstamo
-
480,000
-
-
Amortización +
intereses
(695,213)
(641,256)
(53,957)
(587,818)
(641,256)
53,438
(641,278)
(641,200)
(78)
Préstamos
Relacionadas
(1,544,321)
(1,198,113)
(346,208)
(1,195,952)
(1,198,113)
2,160
(1,251,028)
(1,100,500)
(150,528)
Total,
Financiamiento
(2,239,534)
(1,839,369)
(400,165)
(1,303,770)
(1,839,369)
55,598
(1,892,306)
(1,741,700)
(150,606)
Flujo de caja
financiero
(373,361)
(1,297,587)
924,227
(941,836)
6,877,019
(8,298,855)
(787,720)
(253,903)
(533,817)
Fuente: Elaboración propia
En el análisis de la tabla 1, se muestran los ingresos y egresos; en relación a los egresos
se evidencian diferencias negativas y positivas en los tres periodos. Para el 2019 se evidenció
que entre el gasto real y lo proyectado, existe una diferencia. Los gastos por vigilancia y
seguridad , con excesos de -10,238.00 en 2019, -51,746.00 en 2018 y para 2017 favorable de
3994.00, es decir el gasto fue inferior a lo proyectado; en la asesoría legal hubo un excedente
de -3132.00 en el 2019, mientras que en el 2018 se calculó –1500 y 2017 – 313.00, la asesoría
de los abogados es de S/. 1500.00 fijos mensuales, sin embargo se han presentado asesorías
extras que ha desiquilibrado lo presupuestado, a pesar de que se presentaban asesorías
adicionales, no planificaron incrementar un adicional. También, hubieron multas, en el 2019 se
calculó -122,021.00; 2018 de -43,806.00 y 2017 de – 3,681.00 soles, al mismo tiempo, otros
gastos relevantes que se excedió fueron gastos del personal y de importes considerables para
los tres años, en 2019 de -1,051,029.00, 2018 de -8,791,016.00 y 2017 de -17,678.00 de igual
manera es la situación de los tributos, con los excesos proyectados, a excepción de 2019 que el
gasto fue menor al proyectado.
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Descripción de los resultados cualitativo
Subcategoría 1: Planificación
Figura 1. Análisis cualitativo de la sub categoría Planificación.
Fuente: Elaboración propia
En la figura 1, los entrevistados informaron que las proyecciones de gastos se realizan en
base a los gastos del año anterior inmediato y los requerimientos de los gerentes. Para que la
empresa cuente con recursos es necesario gestionar las cobranzas a los clientes, mediante
procesos de llamadas telefónicas, correos, reuniones si en caso no le fuere posible realizar las
cancelaciones, de esta manera la empresa cuenta con su liquidez de efectivo y cumplir con las
obligaciones. También informaron que dentro del ente se realizan irregularidades; como no
cumplir con los establecimientos en devolver los utilices escolares que no fueron usados, o
solicitar materiales, sin antes haber consultado al almacén educativo, incumplimiento por parte
de los gerentes en tomar decisiones para alguna modificación, cuando esto no fue planificado,
por otra parte se evidencia que los excesos de gastos se pueden ocasionar por los cambios en el
mercado ya sea por la alza de precio, que se muestra como emergente de cambios en el
mercado, de la misma manera la emergente utilidad, sobre salió cuando la entrevista fue sobre
el resultado de comparación de un año a otro, indicó que si todo el personal fuera tan cumplido
y responsable, la empresa generaría utilidad y por consiguiente los trabajadores saldrían
beneficiados con la repartición de utilidades de importes mayores a lo que han recibido en los
años anteriores.
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Diagnóstico final mixto
Figura 2. Análisis mixto de la categoría Gestión Presupuestal
Fuente: Elaboración propia
En el diagnóstico de la figura 2, se evidenciaron que existen diferencias en cuanto a la
programación de los presupuestos debido a que existen operaciones de gastos que no estuvieron
previstos en la planificación, como también, en proceso de elaboración de presupuestos
obviaron proyectar gastos como es el caso de la multa, a pesar que ya se venía gastando los
periodos 2017 y 2018, con respecto a los asesoría de abogados, si bien es cierto que son pagos
fijos, pero tuvieron que solicitar asesoría extras, tales como multa, soluciones sobre problemas
con el personal con algunos puntos del contrato, excesos de gastos de planilla por causa de
aumento de sueldo repentino, como también despidos de trabajadores que han ocasionado
excesos de presupuesto, por ser despido tiene que ser de acuerdo a leyes vigentes para no
incurrir en infracciones, de la misma forma en otros gastos por lo que son repentinas decisiones
de los gerentes en alguna modificaciones en beneficio de la empresa, que ha afectado a lo
proyectado. Pagos de AFP, impuestos, préstamos se mostraron en la mayor parte ineficientes
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proyecciones por los excesos, sin resultados óptimos en relación a los presupuestos, a pesar de
ello la empresa obtuvo utilidades.
Con respecto a las evidencias de los resultados cualitativos, se han obtenido
informaciones importantes, que dan a conocer que la empresa elabora su gestión presupuestal
que se basa en los egresos del anterior periodo inmediato y también según indicaciones de los
jefes. Las diferencias suelen generara debido a los cambios en los mercados ya sea por el alza
de precios, tipo de cambios cuando la compras o inversiones en dólares, así también menciona
el área contable no direcciona bien los gastos a las cuentas que le corresponde, eso también es
un gran problemas, por lo que las proyecciones se realizan en base a los gastos realizados, si el
gasto está mal direccionado, es obvio que va a generar desequilibrios en cuanto a las
programaciones de gastos, de igual manera es indispensable que las cobranzas se realicen de
forma oportuna utilizando lo diversos métodos, para que los clientes cumplan con las
cancelaciones, si esto resulta oportuno la empresa podrá cumplir con las programaciones de
recursos, ser puntual con las obligaciones con terceros.
Discusión
El estudio determinó que la empresa presenta en la mayoría de sus proyecciones
presupuestales exceso de gastos al monto proyectado y esto se debe a que no planifican
correctamente, sin considerar inclusive los gastos que se han presentado en años anteriores,
mientras que las evidencias de los entrevistados, indican que los excesos también influyen con
las alzas de precios en el mercado, tipos de cambios, los cuales en la planificación no se han
previsto estos factores, desobediencia en algunos reglamentos con el personal docente en tema
de devolución de los materiales educativos. En relación a la liquidez evidenciaron que es
indispensable realizar las cobranzas para que de esa manera se pueda cumplir con las gestiones
realizadas, para ello realizan diversas gestiones para el seguimiento de las cobras.
Los resultados coinciden con Almeida (2019) porque en su tesis carecen de una
definición del proceso presupuestario, mientras en la empresa investigada el proceso de
planificación no parece ser bien establecido, para que obvien no planificar ciertos gastos, por
otro lado, se refuta en Parra & La Madrid (2017) por lo que en su investigación evidenciaron la
falta de un plan de gastos. Mientras que la empresa de estudio sí cuenta con un plan de
relaciones de gastos por lo que se puede visualizar en la tabla expuesta, pero que falta
establecer correctamente dicho plan. Gestión presupuestal es la forma de organización de las
actividades de la empresa estableciendo planes, programaciones para lograr la meta establecida,
en este sentido la empresa ha establecido metas, proyecciones. La teoría de la economía indica
que todo intento de usar capital propio, como también cómo las personas utilizan su economía
para obtener bienes, de esa manera tener mayor valor en cuanto a sus productos, la empresa
utiliza su capital, aunque el 2018 incrementó su préstamo, Samuelson (citado en Astudillo,
2012).
Conclusiones
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Con respecto al análisis realizados a los documentos y las entrevistas respectivas, se
evidenciaron que por problemas internos y la no priorización de algunos gastos en lo
presupuestado, la meta proyectada no fue tan favorable y no cubrió la expectativa de lo que se
esperaba. Estos hechos fundamentan que, si bien es cierto se realizan gestiones presupuestales,
no se toma buenas decisiones antes de realizarlas; por ello se propone que los gerentes
determinen un plan con todo los requerimiento y gastos que se deben haber analizado de
manera previa; para evitar que los gastos innecesarios o no se reconozca en que realmente se
gastó (Se afirmó que las cuentas no estaban direccionadas donde correspondían).
Es necesario proponer estrategias de mejora en cuanto al procedimiento de planificación,
dado que las proyecciones siempre están mostrando excesos de gastos no cumpliéndose con los
objetivos y el logro de las ganancias correspondientes.
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